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Procédure certification

CERTIFICATIONS

ÉTAPE 1

- Complétez le questionnaire en ligne (vous pouvez si besoin demander une notice d'information)

- Retournez-le à AJA Registrars France, dûment complété.

- Aprés examen des renseignements fournis, il vous sera adressé une poposition-un devis estimatif pour un cycle de 3 ans.

Tous les audits sont effectués en 2 étapes et se déroulent dans les locaux de l'entreprise cliente.

ÉTAPE 2

- Retourner le devis accepté, daté et signé en dernière page de la proposition.

- Vous recevrez en retour un accusé de réception et la facture de nos honoraires pour la première anné.

ÉTAPE 3

Dès réceptin de votrte commande, un Auditeur vous sera délégué pour effectuer l'audi.

Il/Elle vous contactera pour convenir d'un planning de rdv, vous expliquer le processus de certification et répondre à toutes vos questions.

ÉTAPE 4

Dès que les procédures, les manuels et tout autre documentation relatifs à votre activité seront rassemblés, nous vérifirons qu'ils répondent aux exigences de la normes.

- Il est possible que ce contrôle effectué sur place, fasse l'objet d'un pré-audit pour vérifier la conformité de l'ensemble des documents avant l'audit principal

La plupart des problèmes potentiels peuvent être identifiés à ce stade et donc résolus avant l'Audit.

- Un rapport détaillé des résultats de ce pré-audit vous sera remis

ÉTAPE 5

Avant de fixer la date d'audit de certification avec votre auditeur, vous devrez prendre le temps nécessaire aux corrections et ajustements résultant des lacunes identifiés grâce au pré-audit.

ÉTAPE 6

- L'audit principal débutera par une réunion aucours de laquelle seront expliquée la méthodologie et la conduite de l'Audit.

- Un calendrier sera mis en place.

- le client détermine qui doit assister à la réunion d'ouverture de l'Audit : la présence des gestionnaires clés reponsables de la bonne marche de l'entreprise est souhaitable.

ÉTAPE 7

-Au cours de l'Audit :

  • les lacunes seront enregistrées
  • les processus de travail seront analysés
  • une discussion interviendra avec les personnels à tous les niveaux de l'entreprise.

- Pour les Audits qui s'étalent sur "X" jours, un bref état de l'avancement des travaux est fait à la fin de chaque journée.

ÉTAPE 8

La défaillance complète du système en regard des exigences, reste un évènement rare.

Si cela se produit, l'auditeur principal peut provoquer une réunion avec la direction pour l'informer et décider d'un plan d'action.

ÉTAPE 9

À l’issue de l’audit d’inscription principale, une réunion de clôture sera organisée pour donner un aperçu de l’audit en détails, les conclusions et les recommandations. Toute lacune identifiée qui affecte votre conformité à la norme ou peut altérer votre capacité à offrir à vos clients un produit ou service de qualité, sera notée dans une Demande de mesures correctives (DMC). Lorsque ces lacunes sont de nature mineure, la DMC sera désignée mineure. Lorsque des lacunes majeures sont alors notées la DMC sera désignée majeure. Dans les deux cas, un plan d’action écrit pour corriger la lacune avant que le certificat ne soit émis est requis et doit être fourni à AJA Registrars. Dans le cas d’une DMC majeure, vous serez tenus de présenter des preuves documentées à l’effet que des mesures ont été prises pour résoudre le problème et, dans certaines circonstances une visite de retour peut être nécessaire afin de vérifier de visu que les mesures correctives ont été mises en œuvre. En outre, lors de cette réunion, vous serez informés de la surveillance régulièrement opérée par AJA Registrars.

ÉTAPE 10

Une règle importante d’AJA Registrars consiste à produire un rapport écrit sur le site au moment de l’audit d’enregistrement principal (si cela n’est pas possible, un rapport écrit doit être rédigé dans les 10 jours ouvrables de l’audit d’enregistrement). Ce rapport sera soumis à AJA Registrars pour examen par le gestionnaire de la certification approprié au nom du Conseil d’administration indépendant de AJA Registrars, dont le rôle est de s’assurer que AJA Registrars est impartial et équitable dans ses rapports avec ses clients. Le Conseil d’administration révise les rapports rétrospectivement.

ÉMISSION DU CERTIFICAT

Une fois que le rapport a été agréé,  un Certificat d’enregistrement et l’Annexe d’enregistrement seront délivrés, habituellement dans les 15 jours ouvrables suivant la fin de l’audit.

SURVEILLANCE

Des devis estimatifs seront fournis régulièrement tous les 12 mois ou 6 mois pour la visite de routine de surveillance suite à l’audit d’enregistrement principal. La plupart des clients d’AJA Registrars préfèrent la routine à 12 mois. Cependant l’option à tous les 6 mois (routine de surveillance) existe (pour ceux qui préfèrent un programme de visites plus fréquentes) et un devis estimatif peut donc être fourni sur demande. Si les clients ne parviennent pas à maintenir efficacement leur système de gestion d’un programme de visites mensuelles à tous les 12 mois ou pendant l’audit d’enregistrement principal, des préoccupations suffisantes et évidentes justifient donc que des visites plus régulières seraient appropriées. Ensuite, AJA Registrars conserverait le droit d’imposer des visites mensuelles de surveillance à tous les 6 mois en autant que la confiance soit restaurée.

CODE DE BONNE PRATIQUE

Des règles et conditions supplémentaires sont contenues dans le Code de bonne pratique d’AJA (CdBP). Le Code de bonne pratique actuel sera émis avec votre proposition / demande. Il est important que vous le lisiez attentivement. Le Code de bonne pratique d’AJA Registrars peut être consulté en ligne en cliquant sur le lien ici.